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Cómo preparar declaraciones financieras - Conceptos básicos

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La declaración de ingresos (También denominada Declaración de "Ganancias y pérdidas")

La declaración de ingresos muestra los resultados financieros de las operaciones correspondientes a un período de tiempo. Piense en ella como si fuese un "diario" de lo que sucedió, digamos, en un período de 12 meses (por ejemplo, "Para el ejercicio anual finalizado en 2005). A partir de la declaración de ingresos, uno puede determinar el nivel de ganancias y pérdidas, ya que los montos recibidos por la venta de mercaderías y servicios y otros ítems de ingresos se comparan con todos los costos y gastos incurridos en la entrega de estas mercaderías y servicios. Los elementos principales de una declaración de ingresos son:

  •  Ventas netas – representa la fuente principal de dinero recibido por la empresa de parte de sus clientes por las mercaderías vendidas o los servicios proporcionados. El ítem de ventas netas cubre el monto recibido luego de tomar en consideración las mercaderías devueltas y las deducciones por reducciones de precios.
  • Costo de ventas y gastos operativos – todos los costos incurridos en la fábrica (incluyendo la depreciación) para poder convertir las materias primas en productos elaborados. 
  • Ganancia operativa - ventas netas menos el total de costos operativos
  • Ingresos por intereses - fuente adicional de ingresos a partir de las inversiones
  • Gastos por intereses - interés que se le paga a los acreedores
  • Provisión impuesto a las ganancias - monto adeudado a la BIR

El balance general

El balance general presenta la posición financiera de una empresa a una fecha específica, de forma similar a una "instantánea" (por ej. a diciembre de 2005). Es un informe de los recursos financieros (activos) disponibles para que la empresa pueda llevar a cabo sus actividades económicas, así como de los reclamos (obligaciones) contra sus recursos. La diferencia entre activos y obligaciones constituye el patrimonio del propietario. Esto sigue la ecuación fundamental de la contabilidad: Activos = pasivos + patrimonio neto.

Los elementos principales del balance general son:

  • Activos - recursos económicos de una empresa, tales como edificios, equipos, tierras, vehículos motorizados, montos adeudados por clientes (cuentas por cobrar), patentes y depósitos bancarios.
  • Pasivos - obligaciones económicas de pagar ciertos montos definidos o razonables en un momento en el futuro. Constituyen reclamos realizados por los acreedores contra la empresa.
  • Patrimonio neto - interés residual de los propietarios en la empresa.
     
    Los elementos específicos del balance general son:
  • Activos corrientes – incluyen el dinero en efectivo y aquellos activos que en el curso normal de las actividades de la empresa se convertirán en dinero en efectivo, generalmente dentro de un período de un año de la fecha de confección del balance general.  Estos consisten en dinero en efectivo, títulos comercializables (o inversiones temporales), cuentas por cobrar, inventarios y gastos prepagos (pagos realizados por anticipado, tales como el seguro, del cual la empresa no ha recibido aún beneficios).  Por lo tanto, los activos corrientes son en su mayoría activos de trabajo, en el sentido de que constantemente se los convierte en dinero en efectivo.
  • Activos fijos - también conocidos como propiedades, plantas y equipos, representan a aquellos activos que no van a venderse, y que se utilizan una y otra vez para poder fabricar el producto, exhibirlo, almacenarlo y transportarlo. Los activos fijos generalmente incluyen la tierra, los edificios, la maquinaria y los equipos de oficina.
  • Depreciación - definida para fines contables como la reducción en el valor útil de un activo fijo debido al uso y desgaste, como consecuencia de su utilización y del paso del tiempo. Los activos fijos también podrían sufrir una reducción en el valor útil a partir de la obsolescencia, debido a la presentación de nuevos inventos y tecnologías más avanzadas. El costo incurrido en la adquisición de la propiedad, la planta y los equipos debe distribuirse a lo largo de la vida útil esperada. El método usual utilizado es la depreciación en línea recta. La tierra no está sujeta a la depreciación.
  • Pasivos corrientes - incluyen generalmente todas las deudas que vencen durante el próximo año. Los pagos realizados sobre las deudas corrientes generalmente provienen de los activos corrientes de una empresa.
  • Cuentas por pagar - representa los montos de dinero que la empresa adeuda a sus acreedores comerciales regulares, a quienes les ha comprado mercaderías o servicios.
  • Documentos por pagar - dinero adeudado a un banco o a otra institución de crédito (en los casos en que el prestarario ha otorgado un pagaré).
  • Gastos acumulados por pagar - podrían incluir los salarios y sueldos a pagar a los empleados, los intereses sobre fondos tomados en préstamo a través de bancos, las primas de seguro e ítems similares. Siempre que los montos adeudados no estén pagos al momento de la confección del balance general, se los agrupa como un total bajo la denominación gastos acumulados por pagar.
  • Impuestos sobre la renta por pagar - montos adeudados y pendientes ante la BIR
  • Pasivos a largo plazo - deudas pendientes luego de un año de la fecha de confección del informe financiero

Sería muy beneficioso preparar la declaración de ingresos y el balance general en forma regular para orientar al empresario en relación a decisiones críticas que deben tomarse con respecto a la empresa. Existe un número de soluciones tecnológicas disponibles para asistir al empresario en la generación de estos informes financieros.


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