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Evite las cuentas morosas

Adaptación de contenido original de American Express® OPEN Small Business Network

La mayoría de las empresas debe lidiar en algún momento con el problema de una cuenta vencida o impagada. La mejor forma de evitar inconvenientes en el cobro es adoptar medidas preventivas de antemano, a fin de asegurarse que las cuentas no se vuelvan morosas. Se pueden adoptar las siguientes medidas para mejorar la recuperación de las cuentas por cobrar de su empresa.

No otorgue crédito

No siempre resulta posible o práctico, pero algunas empresas se pueden administrar sin ofrecer crédito. Exija efectivo o cheques/giros bancarios certificados. Envíe los productos para pago contra entrega, especialmente en el caso de los clientes recientes que no cuentan con antecedentes de cumplir con sus pagos.

Acepte las principales tarjetas de crédito

Facilite a los clientes las compras en su empresa al aceptar tarjetas de débito y de crédito. Aunque deberá pagar un pequeño porcentaje por el procesamiento de cada transacción, recibirá el pago en pocos días. Si cumple con las reglamentaciones, no tendrá responsabilidad alguna respecto de las compras fraudulentas, aunque el cliente tendrá la opción de retener el pago si existe un conflicto sobre la factura.

Exija un depósito

Tanto las empresas de servicios, al igual que las de productos, pueden exigir pagos por adelantado. Las empresas de productos pueden exigir el 50% del pago por adelantado y el saldo a pagar en el momento de entrega, o bien solicitar un monto en concepto de depósito sobre la base de las prácticas de la industria. Las empresas de servicios pueden solicitar entre un 20 y un 50% por adelantado, en función del proyecto, y el resto de los pagos cuando se cumplan determinadas metas.

Ofrezca los términos

Los términos indican la manera en que la empresa espera recibir sus pagos y los intereses o multas contemplados en caso de morosidad. Enúncielos claramente en los contratos y recibos de la empresa, porque no se puede exigir el cumplimiento de estos términos por parte del cliente si no se los informa de antemano. Es frecuente exigir un interés del uno al uno y medio por ciento por mes en concepto de morosidad en el pago. Aunque esto no significa una ganancia significativa para la empresa, les indica a los clientes que es importante pagar a tiempo. También se puede ofrecer un descuento del uno por ciento o más en concepto de pago anticipado, como una forma de acelerar el flujo de caja.

Obtenga un contrato firmado

Nunca otorgue crédito sin antes hacerlo constar por escrito. En caso de que surja un problema en el cobro, el contrato firmado facilita considerablemente la situación de la empresa. Utilice una orden de compra o un contrato que detalle el monto adeudado por el cliente y la fecha de pago. Tómese un momento para repasar los plazos de pago con los clientes y expresarles que espera recibir los pagos a tiempo. Señale los términos relativos a la morosidad en el pago. Siempre deje registradas por escrito las modificaciones o concesiones que se realicen.

Verifique la situación crediticia

Reúna la información necesaria para verificar la situación crediticia respecto de una solicitud de crédito o "formulario para nuevos clientes". Para los consumidores individuales, esta información incluye la dirección y los números telefónicos, si se trata de un propietario o un inquilino, la duración del último domicilio y los números de las cuentas bancarias y de tarjetas de crédito/débito. Para las empresas, se puede solicitar el nombre/razón social de la empresa, la identificación fiscal a nivel federal, los nombres de los propietarios/directores, el número telefónico, el código DUNS y al menos tres referencias crediticias. Se puede obtener información crediticia a través de las principales entidades de información crediticia.

Cree un sistema de notificación de facturación/vencimientos

Su empresa no puede cobrar sin la información relativa al importe adeudado y a la fecha de pago correspondiente. Instale un sistema que lo notifique de las cuentas vencidas; la mayoría de los programas de software contable lo hacen en forma automática. Una vez instalado un sistema, asegúrese de que haya una persona en su empresa que lo mantenga al día.

 

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