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Proyección del flujo de caja

Adaptación de contenido original de American Express® OPEN Small Business Network

Los problemas de flujo de caja suelen tomar por sorpresa a los propietarios de pequeñas empresas. Una proyección precisa del flujo de caja puede proteger a los empresarios de esta situación. Este análisis muestra los importes de dinero que su empresa espera recibir y pagar mes a mes durante un período que comprende los 12 meses siguientes. Este pronóstico toma en cuenta la demora que ocurre entre la emisión de facturas a clientes y la acreditación de pago, entre originar un gasto y pagarlo, y la retención de impuestos que no se deben transferir al fisco hasta una fecha posterior. Esta proyección, si está bien hecha, le permite anticipar las posiciones de flujo de caja proyectadas en el tiempo. Le ayudará a prever cuándo se quedará sin dinero con tiempo para actuar, protegiendo así a su firma de una crisis. Además, esta proyección lo ayudará a detectar tendencias en las ventas, le puede revelar si sus clientes están tardando demasiado en pagar, y le permitirá planificar las compras de activos importantes. Por otra parte, si usted decide gestionar un préstamo los bancos le pedirán una proyección del flujo de caja anual mes a mes, y otra de entre tres y cinco años, por trimestre. El siguiente proceso lo guiará paso a paso en la preparación de una proyección de flujo de caja:

Paso 1: Efectivo disponible

Cuente el efectivo del que dispone al comienzo del primer mes de la proyección. Este importe es su “efectivo disponible” durante los meses sucesivos, el balance final de caja de cada mes será traspasado como el inicial del mes siguiente.

Paso 2: Recibos de caja

Registre las ventas al contado, las ventas con tarjetas de crédito, los cobros de las cuentas de crédito y los ingresos por intereses si los hay. La clave para hacer esto con éxito es registrar los recibos en los meses en los que usted espera obtener el dinero efectivamente, y no en aquellos en los que se concretan las ventas.

Paso 3: Cuentas por cobrar

Registre los valores por cobrar en los meses en que usted espera que el cobro se haga efectivo. Si usted no lleva registros que le muestren cuánto tarda cada cliente en pagar sus cuentas, calcule su “período de cobro medio” dividiendo sus ventas totales del año anterior por 365. Esto le dará su volumen medio de venta diaria. Luego divida el importe en dólares de sus cuentas actualmente por pagar por el volumen medio de ventas diarias. El resultado es el promedio de días que usted tarda en cobrar las facturas. Utilizando este dato como guía, registre los pagos tal como ingresarán el año siguiente.

Paso 4: Ingresos varios de efectivo

Incluya los ingresos previstos de efectivo, tales como nuevos préstamos de los bancos o de miembros de su familia, u ofertas de compra de acciones.

Paso 5: Efectivo total disponible

Esta cifra muestra su efectivo total disponible mes a mes.

Paso 6: Efectivo pagado

Ahora debe calcular cuánto dinero piensa que va a gastar cada mes durante los doce meses siguientes.

Primero, evalúe los gastos de operación. También aquí, el secreto es registrar cada gasto en el mes en que será pagado, y no en el mes en que se lo origina. No deje de incluir los siguientes puntos en su lista de gastos de operación:

  • Salarios brutos, incluyendo el tiempo extra previsto.
  • Estipendios mensuales a propietarios.
  • Impuestos sobre salarios y beneficios, incluyendo vacaciones pagadas, licencias por enfermedad y seguros de salud y de desempleo.
  • Subcontrataciones y servicios externos, incluyendo el costo de mano de obra y de materiales.
  • Compras de materiales para la elaboración de su producto o servicio, o para reventa.
  • Insumos para uso de la empresa.
  • Reparaciones y mantenimiento (no omita gastos grandes ocasionales, tales como refacciones, renovaciones, etc.).
  • Costos de envase, envío y entrega.
  • Costos de viajes, vehículos y estacionamiento.
  • Publicidad y promociones, incluyendo volantes, correo directo, anuncios impresos o en televisión, publicación en Páginas Amarillas, diseño y mantenimiento del sitio en la Web.
  • Servicios profesionales tales como honorarios pagados a abogados, contadores, consultores, etc.
  • Alquileres.
  • Telecomunicaciones: teléfono, fax, proveedor de servicios de Internet.
  • Servicios generales tales como agua, calefacción, electricidad, gas.
  • Seguros, incluyendo incendios, riesgos legales, indemnizaciones a trabajadores, etc.
  • Impuestos.
  • Intereses sobre préstamos.
  • Otros gastos específicos de su empresa.
  • Varios (incluya una pequeña reserva para gastos varios). Cuando haya terminado, calcule el subtotal de sus gastos operativos.

Paso 7: Otros costos

Calcule los restantes gastos corrientes de mantener a su empresa en funcionamiento. No deje de completar los siguientes puntos:

  • Amortizaciones de capital de préstamos: vehículos, compras de equipos, etc.
  • Gastos de capital: gastos sujetos a depreciación tales como equipos, vehículos, construcción de mejoras en edificios existentes y mejoras en instalaciones y oficinas arrendadas.
  • Costos de puesta en marcha: gastos originados con anterioridad al primer mes de funcionamiento y pagados en el curso del(los) año(s) siguiente(s).
  • Reservas o garantías. Dinero reservado mensualmente para impuestos que se pagan a fin de año, más reservas para pagos de erogaciones grandes tales como seguros o compras de maquinarias.
  • Retiros del propietario. Pago de impuestos a las ganancias, seguros de salud y de vida, etc.

Paso 8: Total de efectivo pagado

Una vez que haya detallado todos los demás costos de funcionamiento de su empresa, súmelos al total de gastos operativos. Este valor es su “total de efectivo pagado”, que refleja su estimación de la erogación mensual que deberá hacer.

Paso 9: Determine su flujo de caja mensual

Reste el total de efectivo (Paso 8) del efectivo total disponible (Paso 5). La diferencia es su posición mensual de caja, o flujo de caja. Al graficar su flujo de caja proyectado, compruebe que la posición de caja sea positiva. Si no es así, tome acción cuanto antes para cubrir estas brechas previstas.

Ajuste su proyección mensualmente, introduciendo las correcciones necesarias por los gastos o ingresos inesperados que ocurran. A medida que se hagan efectivas las ventas y los desembolsos, ingrese los importes reales junto a los estimados en la proyección. Verifique la precisión de su proyección, y haga los ajustes necesarios para los meses subsiguientes. Al finalizar cada mes, agregue un mes más al final de su proyección.


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