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Mejores prácticas para realizar negocios

Contenido generado por la Secretaría de Economía o algun órgano desconcentrado del sector


El ciudadano que ha iniciado su negocio necesita informarse sobre las mejores prácticas en cuanto a sus operaciones, funcionamiento y administración, una buena asesoría le ayudará a tener un mejor control y orden en el desarrollo del negocio, lo cual le facilitará saber si su empresa está al día con sus obligaciones. 

Para garantizar el crecimiento y desarrollo exitoso de un negocio no basta con constituir una empresa o desempeñar actividades económicas como persona física, es necesario implementar procedimientos y controles que le permitan dar seguimiento a las operaciones en todo momento. Desarrollar adecuadas prácticas de administración para los asuntos contables, jurídicos y de posicionamiento en el mercado; le permitirá establecer una base sólida para las diferentes acciones de su proyecto. Mientras conserve un adecuado registro de los cambios y evoluciones de su plan de negocios y de trabajo tendrá elementos para aprovechar nuevas oportunidades y corregir errores.
Existen mejores prácticas para realizar negocios que le pueden ser de utilidad para su negocio.

¿CÓMO PUEDO IMPLEMENTAR ADECUADOS MÉTODOS DE CONTABILIDAD?


Esta práctica  le permite conocer ingresos y gastos, la posición financiera de su negocio, tener un registro de lo que tiene, de lo que le deben y de lo que debe pagar. En caso de solicitar algún préstamo o financiamiento, la información contable le será útil para demostrar la solidez de su negocio y su capacidad de pago.

La contabilidad además de beneficiar su negocio, le interesa al Estado, a sus acreedores y a sus trabajadores. Como responsable de una empresa o negocio tiene obligaciones como el pago de impuestos (ver módulo fiscal), distribución de ganancias y el reparto de utilidades (ver módulo laboral).   

La contabilidad incluye un libro de inventarios y balances, un libro diario y un libro mayor de cuentas corrientes (ver módulo fiscal). Es su deber conservar toda su documentación contable de forma ordenada por un periodo de al menos diez años.

Si su negocio se hizo a través de una persona moral, además debe de llevar los libros sociales que se caracterizan por dejar constancia de la historia de la persona moral y las modificaciones sociales a los estatutos, por ejemplo: admisión o exclusión de socios, accionistas o asociados, acuerdos de los socios, variaciones del capital, cambio de administración, aprobación de balances, otorgamiento de poderes, celebración de asambleas ordinarias y extraordinarias.

¿CUÁLES SON LOS LIBROS CONTABLES MÍNIMOS QUE DEBO TENER? [1] (VER MODULO FISCAL)


Libro de control de inventarios: en este libro se hace una relación de las mercancías, materias primas, productos en proceso y terminados.
Libro diario: aquel en el cual se registran de forma cronológica las transacciones realizada indicando cuales han sido entradas o salidas de dinero.
Libro mayor o de cuentas corrientes: es aquel que se utiliza para agrupar de forma organizada todas las anotaciones en el libro diario.

Los libros sociales son registros de las transiciones y cambios que van modificando a las sociedades en diferentes rubros. Estos son:

Libro de registro de socios, asociados o accionistas: En este libro se incluye los nombres, la nacionalidad, el domicilio y la aportación de cada uno de los miembros de la persona moral. En el mismo se registran todos los cambios referentes al ingreso o retiro de socios, asociados o accionistas.
Libro de actas: es aquel que incluye todos los acuerdos a que han llegado los socios, accionistas o asociados por medio de juntas o asambleas ordinarias y extraordinarias, en cuanto a la sociedad. Por ejemplo: ampliación del objeto social, cambio de forma de administración.
Libro de variaciones de capital: todas las disminuciones o aumentos de capital se registran en este libro, se indica cualquier variación en las aportaciones siempre y cuando estas representen una alteración en el capital social. 
Libro de actas del consejo de administración: según la forma de administración se puede tener o no este libro. Consta de todos los acuerdos a los que han llegado los miembros del consejo en sus sesiones.

¿QUÉ OTRAS PRÁCTICAS DEBO CONSIDERAR?


Realizar su plan de negocio (ver ficha M1-F 1) y apegarse a su plan de trabajo.

Definir procedimientos internos en su negocio, por ejemplo: cómo serán manejados los gastos, las ventas, los inventarios, la contratación y manejo de personal.

Contratos con sus clientes, proveedores, trabajadores, prestadores de servicios, para tener un respaldo y una certeza jurídica en la realización de transacciones.

Registrar su marca, nombre comercial, inventos, obras, para evitar el uso no autorizado de terceros y beneficiarse de las mismas al permitir que otros la usen (ver módulo propiedad intelectual).

Implementar políticas para la protección de los datos personales que por cualquier medio su negocio recolecte y utilice. Se debe garantizar a los titulares de los datos que en cualquier momento pueden rectificar, acceder o corregir sus datos, así mismo pueden oponerse a que los mismos sean usados. Por lo cual es importante que defina quién se encargará del manejo de los datos personales y definir la forma como los titulares pueden contactarlos  para hacer valer sus derechos de acceso, rectificación, corrección u oposición.
Su empresa debe ser socialmente responsable,  es decir, "llevar su negocio teniendo en cuenta todos los efectos ambientales, sociales y económicos, positivos o negativos, que genera en la sociedad"[2]. Es por este motivo que al momento de tomar una decisión, debe considerar el impacto que la misma puede tener en otros sectores o grupos de interés. Por ejemplo, tenga claros cuales son los valores que quiere en su negocio y que desea que su personal practique. 

Fomente el ahorro de recursos, reutilice los materiales de trabajo que lo permitan, por ejemplo: economice el uso de papel, no haga constantemente impresiones innecesarias, haga uso eficiente del agua y electricidad.
Identificar cuáles son los factores ambientales que pueden impactar su negocio, por ejemplo: manejo de desperdicios, recolección de basura, requerimientos de seguridad y sanidad y tener un control de los mismos.
Cuando promocione sus productos o servicio evite prácticas tendientes a una competencia desleal, por ejemplo: denigrar los productos de sus competidores o fijar precios por debajo de sus costos de producción.
Aproveche y refuerce sus ventajas competitivas, es decir, aquellas que permiten que su negocio sobresalga ante sus competidores y que le proporcionarán una mejor posición en su sector. Puede tratar de diferenciar su producto o servicio del que ofrecen los demás, por ejemplo, ofreciendo algo extra que los demás no están haciendo. Igualmente teniendo un adecuado control de los pedidos y con un buen inventario, puede dar una atención oportuna y sin retrasos. Fortalecer su área de atención al cliente, con personal calificado también le ayudará a posicionarse por encima de su competencia.
Desarrollar su negocio de manera formal le permite manejar una operación responsable que a la vista de las diversas audiencias con las que convive (proveedores, clientes, autoridades) ganará legitimidad y prestigio. En la medida que su organización cumpla con sus obligaciones patronales, comerciales, financieras y tributarias le permitirá establecer estándares de calidad que se transmitirán a los integrantes de su organización. La formalidad en los negocios es imprescindible para ganarse la confianza y desempeñarse de una manera que le permita generar un clima óptimo para obtener mejores resultados en su negocio.
Emplear tecnologías de la información que le servirán para agilizar procesos y beneficiarle tanto en ahorro de tiempo como de recursos.
La relación con sus clientes es uno de los pilares para el éxito de su negocio. Es muy importante tener en cuenta que los consumidores de productos y servicios tienen derechos que usted debe respetar, por lo cual siempre debe brindar información oportuna, completa, clara y veraz sobre los productos y servicios ofrecidos; explicar el uso adecuado de sus productos, no presionar para que le compren, evitar la discriminación para vender, garantizar la calidad de sus productos y/o servicios y en caso de que sean de mala calidad reponer al cliente su dinero, cambiarle el producto o darle una bonificación. Por lo anterior, evite en todo momento prácticas tendientes a engañar al público o abusivas. 


¿QUÉ BENEFICIOS OBTENGO AL IMPLEMENTAR MEJORES PRÁCTICAS EN MI NEGOCIO?

Un estudio de mercado previo le ayudará a identificar las mejores estrategias para llegar a sus clientes y diseñar estrategias para promocionar sus productos y/o servicios.
Una adecuada contabilidad le permite tener un control para que su negocio no fracase al saber claramente cuál es su situación financiera.
Los libros sociales le permiten llevar un control de todos los movimientos en la empresa, lo cual le permitirá identificar claramente quiénes tienen poderes, o a quiénes es necesario revocarle sus poderes, por ejemplo por ya estar desvinculados con su empresa.
Los contratos le serán de gran ayuda para respaldar sus transacciones y acordar obligaciones recíprocas. Los mismos le servirán como un medio de prueba para exigir por la vía judicial el cumplimiento de un pago, de la entrega de un producto.
 Su registro en el SIEM le permite identificar nuevas oportunidades para su negocio, encontrar nuevos clientes, proveedores, posicionamiento sin incurrir en costo alguno.
El uso de tecnologías de la información le ayudará a tener un control de bases de datos de clientes, inventarios de productos, hacer presentaciones sobre sus servicios, promocionarse, etc.
El aprovechamiento y refuerzo de sus ventajas competitivas incrementará las posibilidades de que los clientes prefieran su negocio en lugar de la competencia.
Evitar prácticas abusivas y engañosas le ayudarán a construir una buena imagen de su negocio y lealtad por parte de sus clientes.
Al ahorrar recursos incurrirá en menos gastos y este dinero lo puede emplear en otras áreas que necesiten mayor atención.

 

Práctica recomendada

Descripción

Beneficios

Realizar estudios de mercado
(ver ficha M1-F 1)

Analiza las condiciones de su negocio desde la óptica del entorno y las características internas del mismo. Visualiza oportunidades y amenazas.

Le ayudará a identificar las mejores estrategias para llegar a sus clientes y diseñar modos para promocionar sus productos y/o servicios.

Ejercer adecuados métodos de contabilidad

Establece controles de activos y pasivos dentro del negocio y lleva el control de las diferentes cuentas.

Permite tener un control para que su negocio no fracase al saber claramente cuál es su situación financiera.

Generar y resguardar libros sociales

Son los archivos de las actividades de la sociedad en diferentes aspectos.

Propician memoria histórica dentro de su negocio y permiten hacer comparaciones y análisis en diferentes periodos.

Establecer sistema de contratos de servicios

Son acuerdos entre el proveedor y el cliente en los que se mencionan las condiciones y características del servicio.

Le permite respaldar sus transacciones y acordar obligaciones recíprocas. Los mismos le servirán como un medio de prueba para exigir por la vía judicial el cumplimiento de un pago, de la entrega de un producto.

Uso de tecnologías de la información.

Mecanismos digitales que administran la información del negocio en diferentes niveles.

Permite tener un control de bases de datos de clientes, inventarios de productos, hacer presentaciones sobre sus servicios.,

Establecer políticas de ahorro de recursos.

Estrategias que permiten obtener  los mismos resultados con menor requerimiento de  elementos económicos.

Si incurre en menos gastos lo ahorrado se puede emplear en otras áreas que necesiten mayor atención.

Realizar su registro de marca, nombre comercial, inventos, obras, entre otras (ver módulo propiedad intelectual).(Ver módulo propiedad intelectual)

Establece mecanismos de protección hacia todos los objetos y bienes generados a partir del desarrollo y la innovación.

Permite generar activos para el negocio a partir de las innovaciones realizadas.

 

EJEMPLIFICACIÓN:


"La Lucecita S. DE R.L. DE C.V.", tienda de confección de ropa, cumplió cinco años de haberse constituido. Sofía y sus socios tuvieron una reunión de planeación para evaluar los resultados de este periodo y plantear las acciones que les permitirán posicionarse mejor en el mercado e incluso innovar los procesos de producción y herramientas utilizadas para confeccionar ropa.

En la reunión de planeación se  hizo un balance contable del crecimiento de "La Lucecita S. DE R.L. DE C.V.". Con los libros de actas se hizo un cuadro comparativo de las repercusiones económicas a partir de las decisiones tomadas por socios. Se analizaron los resultados de los proveedores y se revisaron sus contratos para elegir a aquellos que mejor servicio habían prestado y descartar a los demás.

A partir de las decisiones de la asamblea se generaron acciones específicas que permitieron el crecimiento de la sociedad. Los socios generaron un programa de apoyo a una casa hogar de madres solteras. Se hicieron donaciones de ropa y calzado a esta organización lo que le brindó una imagen de responsabilidad social a su tienda entre los miembros de la comunidad. Además se estableció un programa de uso eficiente de energía para las máquinas dentro de la tienda así como políticas de reutilización de materiales que le permitieron obtener distinciones de responsabilidad social empresarial.

Las personas que trabajaban en "La Lucecita S. de R.L de C.V." contaban con condiciones adecuadas que les permitían desempeñarse mejor. Estableció horarios de trabajo más eficientes de acuerdo a lo establecido por la Ley y otorgó programas de incentivos a los mejores trabajadores de acuerdo a sus resultados. Los proveedores de telas de "La Lucecita S. de R.L de C.V." recibían un pago razonable y puntual por sus productos de acuerdo a las políticas de comercio justo establecidas por la asamblea de socios. 

Las buenas prácticas de los cinco años de trabajo de "La Lucecita S. de R.L de C.V." les permitieron a los socios pensar de manera más clara hacia un futuro en donde se visualizó la internacionalización.

Hoy Sofía recuerda cuando confeccionaba ropa por su cuenta y cómo su vida ha cambiado para bien a partir de "La Lucecita S. de R.L de C.V."

REFERENCIAS:


Fundación para la ética de los negocios y las organizaciones.(n.d) Guía de responsabilidad social de la empresa. Recuperado de: http://www.etnor.org/html/pdf/pub_guia-rse.pdf

México. Código de Comercio (1889, del 7 de octubre al 13 de diciembre) Artículo 16 (En línea) recuperado el 18 de julio de 2012 de http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/3.pdf

México. Ley  General de Sociedades Mercantiles (1934, 4 de agosto) (En línea) Recuperado el 18 de julio de 2012 de http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/144.pdf

Secretaría de Economía (n.d). Sistema Mexicano de Información Empresarial  Recuperado el 30 de junio de 2012, de http://www.siem.gob.mx/siem/portal/circunscripcion/donde_registro.asp.

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