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Cómo asegurar el inventario y la propiedad

Adaptación de contenido original de American Express® OPEN Small Business Network

Puede resultar difícil probar que un empleado está robando equipos o inventario, pero esto puede ser un fraude extremadamente costoso. La clave no es atrapar a alguien en el acto, sino poner en vigencia políticas que eviten que esto suceda. Use estas técnicas para contribuir a detener el robo de los empleados antes de que culmine.

Realice auditorías de inventario regulares

Las inspecciones y auditorías de inventario ocasionales evitarán el fraude y el robo. Como las auditorías contables, haga que estas verificaciones de inventario sean sorpresivas. Estas auditorías mantendrán los registros actualizados y harán que resulte más fácil detectar los robos. Haga un seguimiento de los equipos o inventario de valor mediante un número de serie u otra identificación y haga coincidir estos números con sus registros.

Cree políticas de control de inventario

Los diferentes sectores industriales requerirán controles diferentes, pero asegúrese de que su empresa instituya algunos de estos pasos básicos:

  • Haga coincidir los recuentos reales de unidades, cajas, etc. con los documentos de los despachos antes de liberar la mercadería a un despachador.
  • Nunca permita que la mercadería salga de la planta sin una factura o la documentación de despacho adecuada.
  • Si tiene componentes, productos o herramientas costosos, considere la posibilidad de colocarlos en un armario o una jaula con llave y restringir el acceso a esa área.
  • Asegúrese de que todos los pedidos de compra, las facturas y los documentos de despacho estén numerados de forma consecutiva, y revíselos con regularidad para detectar documentos faltantes.
  • Guarde bajo llave los pedidos de compra, las facturas y los documentos de envío.
  • Haga que todos los empleados salgan por una puerta al terminar su turno, supervisados por el propietario o por un empleado de confianza.

Revise la basura

Los empleados que quieran robar en su empresa idearán formas creativas de lograrlo. Un método común es colocar artículos en la basura o un vaciadero y después regresar cuando la oficina está cerrada y no hay nadie en el lugar, para llevárselos a la casa. Realice verificaciones regulares de la basura fuera de hora; una mirada rápida en el vaciadero podría alertarlo sobre un posible hurto. Haga que una persona aplaste todas las cajas de desecho y las ate antes de eliminarlas para que no se puedan usar para robar inventario o mercadería.

Sepa quién tiene sus llaves

Sólo los empleados especificados deben tener llaves para entrar a su empresa. Haga que sus empleados completen un formulario cuando reciben llaves para ingresar a su oficina. Registre el número de la llave y otra información pertinente. Asegúrese de que la llave original sea devuelta cuando el empleado se vaya de su empresa. Si las llaves se pierden, cambie las cerraduras de inmediato. Pídale a su cerrajero que marque cada llave de la oficina con la leyenda "No copiar" para evitar copias no autorizadas.

Dé un buen ejemplo

Tenga cuidado de no crear una cultura corporativa que invite al fraude. Los empleados buscan indicaciones en sus gerentes. Si usted realiza sus negocios de manera no ética, sus empleados creerán que está bien robar. Por ejemplo, los empleados que ven que el propietario de una empresa se lleva a su casa suministros de oficina, pueden creer que está bien que ellos hagan lo mismo.

Verifique las referencias

Investigue la trayectoria laboral anterior de cada empleado antes de ofrecer un empleo. Tome precauciones adicionales con cualquier persona que contrate para cumplir responsabilidades financieras. Verifique las referencias cuidadosamente. Llame a los empleadores anteriores para comprobar el currículum y la información de la solicitud. Invierta tiempo en asegurarse de que los postulantes no tengan antecedentes de robo en empleos anteriores.

Tenga en cuenta la posibilidad de crear fianzas

Una fianza es una forma de seguro que protege a su firma en casos de robo por parte de empleados. Las fianzas pueden usarse para recuperar el dinero de cualquier pérdida establecida que su firma pueda verificar. Las fianzas se usan comúnmente para cubrir pérdidas de efectivo, pero también pueden usarse para cubrir pérdidas de mercadería. Una bonificación agregada: algunas compañías emisoras de fianzas verifican los antecedentes de los empleados antes de emitirlas; esto puede contribuir a que descarte potenciales empleados problemáticos. Su agente de seguros podrá ayudarlo con respecto al costo y la cobertura.


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