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Gestión de Materiales

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¿Qué son las compras?

Compras es el proceso de suministro y pedido de materiales, servicios, y equipos. A veces se le llama Adquisiciones. Su objetivo principal es procurar materiales al menor precio acorde con la calidad y el nivel de servicio esperado. Aparte de asegurar que la empresa mantiene un suministro constante de materiales, la función de compras es asegurar que hay balance entre el suministro de materiales y los niveles de inventario para poder mantener un nivel de rentabilidad en cuanto a materiales se refiere.

¿Cuál es un proceso efectivo de compras?

Presentamos a continuación el proceso de compras:

Paso 1 - Recibo y análisis de la Solicitud de compras (SC)

El departamento de compras recibe y analiza los requerimientos de materiales y suministros del departamento que hace los pedidos. Dichos pedidos se encuentran en el formulario de Solicitud de compras, el cual contiene los detalles del pedido como la cantidad y especificación de los productos.

Paso 2 - Selección de las fuentes potenciales de suministro

Si los materiales o suministros solicitados no son nuevos artículos, el personal de compras busca en los archivos correspondientes los proveedores actuales de los mismos, y en caso contrario debe que buscar en las páginas amarillas, en el Internet, o en otras fuentes para encontrar posibles proveedores.

Paso 3 - Expedición de Solicitudes de cotización

Si no existe un proveedor regular de los materiales o suministros requeridos y no hay intención de buscar uno nuevo, entonces se procede a contactar al proveedor actual. Sin embargo, se le pide a los proveedores nuevos o potenciales presentar una cotización de precios para evaluación por parte del departamento de compras.

Paso 4 - Selección de la fuente apropiada

Una vez se reciben las cotizaciones se evalúa a los proveedores. Los criterios de evaluación incluyen los siguientes:

•  Cotización de precios

•  Especificaciones

•  Capacidad de entrega

•  Capacidad y seriedad del proveedor

•  Reputación del proveedor

•  Posibilidad de descuentos por volumen

•  Posibilidad de establecer una relación de largo plazo con el proveedor

La selección del proveedor apropiado depende del tipo de artículo y la importancia del artículo que se va a obtener.

Paso 5 - Determinación del Precio apropiado

Una vez que el proveedor ha sido seleccionado ambas partes deben llegar a un acuerdo sobre el precio correcto. Las negociaciones de precio o descuentos por volumen y otros detalles pueden hacerse durante este paso.

Paso 6 - Expedición de la Orden de compras ( OC )

Una vez que se ha acordado y aprobado el precio se expide la Orden de compra al proveedor confirmando los detalles presentados en el formulario de solicitud de compra. Es responsabilidad del departamento de compras hacer el seguimiento del proveedor no solo para el cumplimiento de la OC sino también del plazo de entrega.

Paso 7 - Análisis de los Reportes de arribo y aprobación de la Factura del vendedor para el pago

Antes de la aprobación de la factura del vendedor para el pago, es responsabilidad del departamento de compras, por intermedio del departamento de recibos, evaluar el contenido de la entrega según se presenta en el reporte de recibo con respecto a la OC y la solicitud de compra. Se puede tomar una muestra aleatoria para determinar la veracidad del contenido según el reporte de recibo. Un control estricto de calidad es crítico en esta etapa.

¿Cuáles son los diferentes enfoques de compras?

Los enfoques de compras son diferentes dependiendo de si el artículo es de bajo o alto costo y de si tiene un impacto bajo o alto en las operaciones (ver la Figura 1).

Figura 1 - Enfoques específicos de compras

Impacto en la empresa

Alto

Artículos de bajo costo y alto impacto

Compras basadas en costo

Artículos de alto costo y alto impacto

Asocio con los proveedores

Bajo

Artículos de bajo costo y bajo impacto

Compra de materias primas

Artículos de alto costo y bajo impacto

Proceso de ofertas

Bajo

Alto

Valor total del producto

A continuación se describen los diferentes enfoques de compra:

Artículos

Clasificación de los artículos

Descripción

Enfoques de compras

Artículos rutinarios

Artículos de bajo costo, bajo impacto empresarial

Artículos que pueden procurarse en cualquier parte como suministros de oficina,

Compra de materias primas

Artículos de influencia

Artículos de bajo costo, alto impacto empresarial

Artículos de bajo costo que requieren un reaprovisionamiento continuo

Compras basadas en costo

Cuello de botella

Artículos de alto costo, bajo impacto empresarial

Artículos que no tienen un impacto directo en las operaciones de la empresa pero que son costosos (vehículos, computadoras)

Proceso de oferta; programa de acreditación de proveedores

Artículos críticos

Artículos de alto costo, alto impacto empresarial

Artículos que son críticos para las operaciones de la empresa en términos de impacto y valor del producto

Asociación con proveedores / acuerdos de compra

REFERENCIAS:

•  Stanley E. Fawcett and Steven R. Clinton, Enhancing Logistics Performance to Improve Competitiveness of Manufacturing Organizations, Production and Inventory Management Journal , 1 st Quarter 1996, pages 40-46.

•  Joseph R. Carter and Ram Narasimhan, Is Purchasing Really Strategic? International Journal of Purchasing and Materials Management , Winter 1996, pages 20-28.

•  Lisa M. Ellram and Owen R. Edis, A Case Study of Successful Partnering Implementation, International Journal of Purchasing Materials Management , November 1996, pages 20-28.

•  Richard B. Chase and Nicholas J. Aquilano. Chapter 17 – Materials Management and Purchasing, Production and Operations Management: Manufacturing and Services , 7 th edition, 1995, pages 694-732.

•  Wim G. Biemans and Maryse J. Brand, Reverse Marketing: A Synergy of Purchasing and Relationship Marketing, International Journal of Purchasing and Materials Management , Summer 1995, pages 29-37.

•  Charles A. Watts, Kee Young Kim, and Chan K. Hahn, Linking Purchasing to Competitive Strategy, International Journal of Purchasing and Materials Management , Spring 1995, pages 3-8.


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