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La contabilidad en la empresa

Contenido presentado por Nacional Financiera


La contabilidad en la empresa

Introducción

Posiblemente usted, como la mayoría de los dueños de las empresas familiares o pequeñas que existen en el país, maneje los recursos con que cuenta su negocio, basándose solamente en la experiencia y el sentido común.

Como conoce a fondo su negocio, sabe aproximadamente cuánto se ha vendido, cuánto deben los clientes y cuánto dinero hay en caja.

Sin embargo, para conocer en forma clara y precisa la situación financiera de su empresa y administrar mejor sus recursos, le conviene aplicar la contabilidad en el manejo de su negocio.

La contabilidad registra, clasifica y resume las operaciones económicas que realiza la empresa, con objeto de obtener la información financiera necesaria para tomar decisiones.
Es muy importante que mantenga presente la objetividad, en la toma de decisiones que afectan el funcionamiento de la empresa.

Las decisiones deben apoyarse en hechos más que en opiniones

Para controlar cada uno de los movimientos económicos que realiza la empresa, existen diversos tipos de control que pueden establecerse para su operación y desarrollo.

La idea de que sólo un contador puede realizar las tareas de control y registro de las operaciones que realiza la empresa, ha ocasionado que la contabilidad de las pequeñas empresas se descuide o de plano se deje de lado. Sin embargo, no es preciso que intervenga un contador para poner en marcha estos controles. Puede hacerlo usted mismo.

Balance General

Es un resumen claro y sencillo sobre la situación financiera de la empresa a una fecha determinada. Su elaboración podrá ser mensual, semestral o anual de acuerdo con las necesidades del propio microindustrial.

El Balance General muestra a una fecha determinada todos los bienes y derechos propiedad de la empresa (activo), así como todas sus deudas (pasivo) y por último el patrimonio de la empresa (capital).

El Balance General responde a las preguntas

¿Con cuántos recursos cuenta la empresa para la realización de actividades?
¿Cuánto se debe de estos bienes?
¿Con cuánto participa el dueño de la empresa?

Para facilitar la claridad e interpretación del Balance General, los datos económicos se agrupan en activos, pasivos y capital o patrimonio.

1.1. Activo

Son los objetos de valor que posee el negocio. Los bienes y derechos que posee la empresa para operar.

1.2. Pasivo

Son las obligaciones y deudas que tiene la empresa y que en un plazo debe pagar con dinero, productos o servicios.

1.3. Capital

Son los recursos de la empresa, los cuales incluyen las aportaciones del empresario, más las ganancias o menos las pérdidas que sufre la aportación inicial. Para determinar el capital existente, es decir, el patrimonio de la empresa, se resta al total de los recursos (activo) el total de las obligaciones (pasivo).

Derivado de los conceptos anteriores se obtiene la siguiente igualdad:

Activo (Recursos) = pasivo (obligaciones) + capital (patrimonio).

Por lo tanto:

 P = A  -  C
 C = A  -  P

El Balance General resume la información contable que resulta de las operaciones financieras efectuadas a una fecha determinada.

1. Activo

Los activos se agrupan de acuerdo con su grado de disponibilidad para convertirse en dinero en efectivo.

1.1. Activo Circulante

Son los valores que tienen liquidez inmediata o que pueden convertirse en dinero en efectivo, mientras está funcionando el negocio.

  •  Dinero en caja, dinero en bancos (chequera).
  •  Inversiones en valores de inmediata realización.
  •  Cuentas por cobrar (clientes).
  •  Inventarios (Almacén) de materia prima, producción en proceso y producto terminado.

1.2. Activos Fijos*

Son bienes que se han adquirido para utilizarlos en las actividades propias del negocio y que son necesarios para transformar, vender y distribuir los productos.

  • El terreno.
  • Los edificios.
  • Maquinaria y equipo.
  • Equipo de oficina.
  • Equipo de transporte.

1.3. Otros Activos

Son aquellos pagos que hace por anticipado la empresa por la prestación de un servicio o por la adquisición de un bien que no se utiliza de inmediato sino en el transcurso de un tiempo determinado y que finalmente se convierten en gastos afectando los resultados de la empresa.

2. Pasivo

Los pasivos se clasifican de acuerdo con el grado de exigibilidad en que haya que cubrirlos.

2.1. Pasivo Circulante

Son las deudas que la empresa tiene que pagar en un periodo menor de un año. La lista del pasivo circulante se suele hacer de acuerdo con la exigibilidad que tengan esas deudas.

  • Proveedores , créditos bancarios a corto plazo.
  • Impuestos por pagar.
  • Acreedores diversos.
  • Documentos por pagar.

2.2. Pasivo a Largo Plazo

Son aquellas deudas que se deben pagar en un periodo mayor de un año como: créditos bancarios o documentos por pagar a largo plazo.

  • Obligaciones con bancos a largo plazo.
  • Documentos por pagar.
  • Otros.

2.3. Otros Pasivos

Incluye las obligaciones derivadas de cobros anticipados por la entrega de productos o la prestación de servicios.

  • Anticipos de clientes.
  • Rentas cobradas por anticipado.
  • Otros.

3. Capital

El capital es el valor de lo que le pertenece al dueño o empresario.

Se integra por:

  • Capital social.
  • Resultados acumulados.

El Estado de Resultados

¿Qué es un Estado de Resultados?

Es un informe que permite determinar si la empresa registró utilidades o pérdidas en un periodo determinado.

Cabe señalar que un periodo se refiere a un lapso comprendido entre dos fechas. También se le conoce como ejercicio, cuando el periodo abarca un año de operaciones.

Las utilidades son a los negocios lo que el alimento a las personas; permiten que existan y les ayuda a crecer

El Estado de Resultados muestra, siguiendo una secuencia ordenada:

Ingresos o Ventas Netas
 
-  Costo de Ventas
    Utilidad Bruta
-Gastos de Operación
Utilidad de Operación
 -Gastos Financieros
Resultado antes de Impuestos
(Puede ser utilidad o pérdida).

Ingresos

Corresponden a las ventas que realiza la empresa y que se derivan de la actividad principal de la misma.

Costo de ventas

Son todas las erogaciones que se relacionan directamente con la producción.

Utilidad bruta

Es el resultado de disminuir a los ingresos o ventas el costo de ventas.

Gastos de operación

Son todas aquellas erogaciones indispensables para la operación que no están asociadas con la producción, sino con las actividades propias de ventas y la administración del negocio.

Utilidad de operación

Es el resultado de disminuir a la utilidad bruta los gastos de operación.

Gastos financieros

Son los intereses que se causan sobre créditos otorgados por terceros (bancos).

Utilidad antes de impuestos

Resulta de disminuir a la utilidad de operación los gastos financieros.

Recomendaciones a observar en la elaboración de estados financieros

1.- Los estados financieros que se elaboren deben de reflejar sólo la situación de la    empresa; no deben incluir información relativa a la situación particular de los socios, ni tampoco considerar información de otras empresas en la que los socios también tengan participación.

2.- La información que sirva de base para elaborar los estados financieros debe comprender sólo la que se haya generado en el periodo de interés (mes, trimestre, semestre o año).
Por ningún motivo debe considerar eventos que hayan ocurrido en periodos distintos, o comprender información relativa a periodos mayores de un año.

3.- Las adquisiciones de activo (materia prima, maquinaria, etc.) deben registrarse al costo de adquisición.

4.- Registre las operaciones en el momento en que se realicen. No posponga su registro para una fecha posterior, porque podría omitirlo y por tanto la información financiera que obtenga no será válida.

Registro de operaciones

Los diferentes renglones que forman parte del Balance y del Estado de Resultados, informes permiten:

a) Conocer la situación financiera de una empresa;
b) Determinar si la operación está reportando utilidades o pérdidas; y
c) Tomar decisiones que permitan mejorar la rentabilidad de la empresa, ampliar sus operaciones o contribuir a su consolidación o desarrollo.

¿Qué es el Sistema Simplificado de Registro?

Es un conjunto de siete cuentas que permite captar la información necesaria, para la obtención de estados financieros.

1. Caja o movimiento de efectivo.
2. Ventas.
3. Anticipos de clientes.
4. Compras.
5. Gastos de fabricación.
6. Gastos de administración y ventas.
7. Gastos financieros.

Cabe señalar que, previo a la utilización de las cuentas, resulta indispensable practicar un balance para determinar los saldos de inicio que deben considerar las mismas.

1. Caja o movimiento de efectivo

Esta cuenta permite controlar las entradas o salidas de dinero que registra la empresa.

El saldo inicial debe corresponder con el efectivo que se tiene disponible al momento de realizar el balance.

Cualquier operación que implique entrada o salida de efectivo deberá registrarse primero aquí, y posteriormente pasar el dato a la contra cuenta correspondiente.
 
Conviene siempre mantener disponible en caja una cantidad que permita hacer frente a los gastos de operación del negocio, así como a posibles imprevistos.

Con base en el registro sistemático de sus movimientos de efectivo, así como en el conocimiento de su negocio, usted podrá determinar en poco tiempo, la suma que requiere mantener disponible para estos propósitos.

2. Ventas

Esta cuenta tiene por propósito registrar los ingresos que por concepto de ventas al contado o a crédito registra su empresa.

El saldo inicial que debe anotarse será aquél que reporte el balance, en el renglón de: Clientes o cuentas por cobrar.

Recuerde que sólo puede registrar una venta hasta el momento en que entrega la mercancía, independientemente de cuál sea la forma de pago (contado vs. crédito).

3. Anticipos de clientes

En diversos giros como: talleres de costura, carpintería, herrería, etc., es frecuente encontrar que los clientes anticipen una suma de dinero al momento de formular su pedido.

4. Compras

En esta cuenta deberán registrarse como saldo inicial los adeudos que se tengan con proveedores.

Aquí deben anotarse todas las adquisiciones de materia prima que se realicen, independientemente de que se paguen de contado o a crédito.

Cabe destacar que el registro de la compra debe efectuarse hasta el momento en que el proveedor surte efectivamente el pedido.

5. Gastos de fabricación

En esta cuenta deberán registrarse las erogaciones que se realicen por 3 conceptos:

a) Mano de obra:   Sueldos al personal de producción.
b) Gastos generales de fabricación.
c) Otros materiales:

Gastos distintos a materia prima o mano de obra, que se incurren para poder producir como: pago de renta local, pago de luz, agua, depreciaciones, etc.

Naturalmente, al implicar salidas de efectivo, el pago de: salarios, gastos generales y otros materiales, también deberá afectarse la cuenta de caja.

El único renglón de gastos generales de fabricación que debe reconocerse como egreso, pero que no implica movimiento alguno en la cuenta de caja es la depreciación

6. Gastos de administración y ventas

En esta cuenta deberán anotarse las erogaciones que se realicen por concepto de:

  • Sueldos a personal de administración o ventas, incluido el sueldo que corresponde al microindustrial, por el trabajo que desempeña en su empresa.
  • Otros gastos de administración distintos de los sueldos del personal. Se refiere a pagos de teléfono, papelería, etc.

7. Gastos financieros

En esta cuenta deberán registrarse los pagos de intereses y Capital que se deriven de la utilización de préstamos otorgados por instituciones financieras o terceros.

Interés: Es el costo que se paga al acreedor, por utilizar su dinero durante cierto periodo.

Amortización: Son los pagos que se hacen para ir liquidando paulatinamente y dentro del plazo establecido, los recursos otorgados en préstamos.

Saldo Insoluto: Es la diferencia que resulta de aplicar al préstamo recibido las amortizaciones o pagos de principal realizados.

Conclusiones:

La información contable resulta útil al industrial por las siguientes razones:

1. Permite determinar la situación financiera de su empresa.
2. Permite establecer si la operación está generando pérdidas o utilidades.
3. Permite cotizar trabajos correctamente al determinar los costos que generará una orden.
4. Permite implantar medidas de disminución de costos, control de inventarios, mano de obra, etc., posibilitando aumentar el crecimiento y utilidad del negocio.
5. Facilita la obtención de apoyos crediticios.

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