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El ABC de los presupuestos

Contenido presentado por Nacional Financiera


Introducción

Para toda empresa es muy importante conocer lo que le cuesta producir sus artículos ya que, mediante un análisis de los elementos del costo de producción, podrá saber si sus costos son competitivos o no y, en caso de que no lo sean, establecer medidas de control con la finalidad de reducir al mínimo posible esos costos. Además, para fijar un precio de venta adecuado, es necesario conocer primero el costo exacto de producción.

Consecuentemente, para obtener ganancias o, por lo menos, para no tener pérdidas es necesario analizar cada uno de los elementos utilizados en la fabricación, que son parte del costo de producción.

El costo de producción

Materia prima

Todos los negocios que fabrican un artículo necesitan materiales o materia prima para la producción.

Materia prima directa y materia prima indirecta

En la producción de cualquier artículo, existe un material principal al que se le llama materia prima directa (MPD). Sin embargo, para hacer un producto se necesitan muchos materiales adicionales al material del cual está hecho principalmente el artículo, y todos esos materiales que no son materia prima directa son materia prima indirecta (MPI).

Para saber cuál es la materia prima directa basta con preguntarse ¿cuál es el material principal del que está hecho el producto? y todo el material adicional necesario, pero no principal, es la materia prima indirecta.

Mano de obra

El punto de partida en cualquier proceso de producción es la materia prima porque es lo que se transforma en un artículo terminado. Pero alguien tiene que realizar esa transformación. Por lo tanto, también necesitamos mano de obra.

En otras palabras, es necesario considerar también el costo de la mano de obra que está dado por la suma de los sueldos, salarios y prestaciones de los empleados que hacen posible la fabricación de los productos, es decir, que trabajan en el lugar donde se realiza la fabricación (el cálculo de sueldos, salarios y prestaciones se presenta en el Paquete de Recursos Humanos).

Lo que se paga a los trabajadores que hacen posible la producción es lo que debe formar parte del costo del producto, pero de la misma forma que la materia prima se divide en directa e indirecta, la mano de obra debe separarse en mano de obra directa (MOD) y mano de obra indirecta (MOI).

Mano de obra directa y mano de obra indirecta

¿Cómo hacer esa separación? Es muy fácil. Hay empleados que intervienen en alguno o en varios productos y, por lo tanto, se les considera mano de obra directa, pero también hay empleados que, aunque trabajan para que se realice la producción, no son los que elaboran los productos. Esos empleados que no intervienen en la fabricación de los artículos se consideran como mano de obra indirecta.

Para que la producción se pueda realizar adecuadamente, se requiere de la intervención de algunos empleados, por ejemplo: la persona que revisa la calidad de los productos, quien asea el lugar donde se lleva a cabo la fabricación, la persona encargada de llevar de un lugar a otro la materia prima o los artículos terminados, quien da mantenimiento a las máquinas, etc. Todos ellos trabajan en el área en que se lleva a cabo la producción; sin embargo, no intervienen en lo que es la fabricación en sí y, por ello, se consideran como mano de obra indirecta.

¿Para qué separar la mano de obra en directa e indirecta?

Con la mano de obra sucede lo mismo que con la materia prima. Es fácil calcular para cada producto el costo exacto de los trabajadores que intervienen en su fabricación, pero no es fácil asignar el costo exacto de los trabajadores que no elaboran los artículos, aunque su trabajo es necesario para que la producción se realice. ¿Qué más necesito para fabricar mis artículos?

Costos generales de fabricación

Para poder fabricar un producto no basta con tener la materia prima y la mano de obra; se necesitan muchas otras cosas para que la fabricación de los productos se pueda realizar.

Es necesario, por ejemplo: rentar un local, pagar la luz, el agua, el impuesto predial, dar mantenimiento a las máquinas etc. Todo ello tiene también un costo que debe incluirse como parte del costo de producción, pero como se trata de costos que no se relacionan directamente con el producto se les llama costos indirectos y, en una empresa de producción, integran lo que se conoce como costos generales de fabricación.

De hecho, el costo de la materia prima indirecta y de la mano de obra indirecta, precisamente por ser indirectos, forman parte de los costos generales de fabricación.

Siempre que pagas por algo que se utiliza en algo más que para producir, debes calcular cuánto de ese pago total se consume en la fabricación y cuánto en lo demás.

En aquellos negocios que fabrican únicamente un tipo de producto, lo más sencillo es dividir todos los costos generales de fabricación entre el número de artículos fabricados.

Costo de producción

Recuerda que dijimos, que lo importante es incluir el costo de todo lo que se necesita para realizar la producción.

Ahora bien, si tu negocio es una empresa dedicada a la prestación de servicios, no vas a tener proceso de producción, de tal suerte que no vas a tener costo de materia prima tal y como se entiende en una empresa de producción ya que no vas a transformar un material para convertirlo en otro producto. Pero, de cualquier forma, existen empresas que para poder prestar sus servicios necesitan de algún material que puede considerarse directo y su costo forma parte del costo del servicio.

También, vas a tener costo de mano de obra, que en una empresa de servicios es de los costos más importantes, y también deberás separar la mano de obra en directa e indirecta. De igual forma, vas a tener costos indirectos que puedes distribuir dividiéndolos entre el número de servicios que esperas prestar en el mes. Aunque la forma más común de distribuirlos es por hora de mano de hombre.

Introducción

Muchas personas se preguntan sobre la utilidad de hacer presupuestos, ya que, a pesar de no contar con ellos, han podido manejar su empresa. Sin embargo, una de las grandes ventajas de un presupuesto es que permite tomar decisiones encaminadas al logro de objetivos. Estoes muy distinto a simplemente capotear los problemas conforme se van presentando.

Por eso, decimos que "un presupuesto te ayudará a manejar tu negocio"; es decir, a dirigirlo hacia la situación de éxito que siempre has deseado.

¿Qué es un presupuesto?

Un presupuesto es un plan de las operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos monetarios.

En otras palabras, hacer un presupuesto es simplemente sentarse a planear lo que quieres hacer en el futuro y expresarlo en dinero. Un ejemplo son los viajes. Uno se pone a planear, entre otras cosas, cuánto hay que gastar en pasajes o gasolina, comidas y hospedaje. Y ya que has visto todo eso, entonces sabrás cuánto necesitas ahorrar y, por lo tanto, cuándo te podrás ir.

Por lo tanto, cuando haces un presupuesto para tu empresa, en realidad lo que estás haciendo es planear a futuro. Entonces te preguntas cuánto piensas vender, qué necesitas hacer para lograrlo, cuánto tienes que gastar y, lo mejor de todo, sabrás cuánto vas a ganar en un periodo. Obviamente, esto es una estimación que puedes hacer de acuerdo con tu experiencia y la información que conoces.

Otra consideración importante es que podrás comparar tu presupuesto, que solamente es un plan, con lo que ocurra realmente, y detectar aquellas áreas que puedan estar causando problemas.

¿Cuál es el periodo que debe cubrir?

Hay distintos periodos de tiempo para los que se puede hacer un presupuesto. Normalmente, se hacen con una base anual, semestral o trimestral; es decir, que te planteas el futuro de tu negocio para los próximos 3 o 6 meses o para el próximo año, aunque algunas empresas prefieren hacer un presupuesto continuo.

Los presupuestos continuos son aquellos que se actualizan constantemente. Por ejemplo, puedes tener un presupuesto anual y extenderlo por uno, dos o los meses que quieras, según te convenga.

Sin embargo, es bueno que sepas que existen diferentes presupuestos y que es mejor hacer algunos a corto plazo (un año o menos), como los presupuestos de ventas o de gastos de producción, que se modifican constantemente; en cambio, si quieres planear el crecimiento de tu negocio o comprar cierta maquinaria, por ejemplo, tu presupuesto puede cubrir periodos de tres, cinco y hasta diez años.

¿Qué es un presupuesto maestro?

Un presupuesto maestro es el gran presupuesto de tu empresa, es decir, la culminación de todo un proceso de planeación y, por lo tanto, comprende todas las áreas de tu negocio, como son ventas, producción, compras, etc., y, por eso, se llama maestro.

Podría decirse que es como la llave maestra de un hotel, que abre todas las puertas.

Ahora bien, un presupuesto maestro se forma básicamente de otros dos presupuestos, digamos que más pequeños, que serían como las puertas principales del hotel. Son el presupuesto de operación y el presupuesto financiero.

El presupuesto de operación se compone también de otros presupuestos más pequeños. El primero es el presupuesto de ventas y es donde prevés cuánto esperas vender. Con base en ello, sabrás cuánto debes producir y cuánto te va a costar hacerlo. Tendrás que ver entonces qué materia prima necesitas, cuánta mano de obra utilizarás, cuáles serán tus costos indirectos de producción y, lo más importante de todo, cuánto te va a costar todo eso.

Una vez que sabes cuánta materia prima necesitas, puedes planear o presupuestar tus compras con toda oportunidad para que no te agarren las prisas y puedas conseguir buenos precios.

Finalmente, lo que vas a poder definir con tu presupuesto de operación es cuál será tu ganancia.

El presupuesto financiero es más sencillo. En él vas a presupuestar el efectivo con que vas a contar y las inversiones que puedes hacer a corto plazo, ya que el dinero no debe estar guardado en un cajón. Al terminarlo, sabrás cuál será la situación financiera de tu empresa, es decir si vendrán tiempos buenos, o tiempos malos.

¿Qué información se necesita para hacerlo?

Hay que recordar que un presupuesto es un plan, una estimación y, por lo tanto, los gastos presupuestados, los ingresos y, en general, toda tu información es supuesta, pero hay que estimarlos con alguna base para que no nos dé como resultado un presupuesto irreal.

Para estimar nuestros costos existen dos formas: la primera es calcularlos de acuerdo con tu propia experiencia. La otra forma es un poco más complicada y consiste en utilizar costos estándar obtenidos con anterioridad. Los costos estándar son aquellos que deberías obtener trabajando en condiciones óptimas, y se obtienen mediante la experiencia y estudios de gente especializada.

Esta última forma de estimar costos es muy útil porque permite, además, darse cuenta de problemas que tal vez no se hayan notado antes. Esto podría deberse, si estimó correctamente la cantidad, a que tal vez se estuvo desperdiciando por errores de los empleados... en fin, los costos estándar servirán para tener presupuestos más exactos y tomar después las medidas necesarias para ajustarse a ellos.

Ahora bien, si el presupuesto es para un periodo futuro, ¿cómo se incluye la inflación? La respuesta es sencilla: la inflación se considerará al elaborar cada uno de los presupuestos del presupuesto maestro. Por ejemplo, si se tiene presente que el presupuesto es un plan de operaciones para un periodo futuro, al elaborar el presupuesto de ventas se determinará el precio de acuerdo con los aumentos esperados de los diferentes artículos; asimismo, el presupuesto de materias primas se hará con base en los precios que se esperan para el próximo periodo, o el de mano de obra de acuerdo con los aumentos de sueldo. Todos esos cálculos se sustentarán en previsiones bien fundamentadas de la inflación en el país.

Ventajas y limitaciones

Las grandes ventajas de planear y hacer presupuestos son: facilitar la utilización adecuada de los recursos, proporcionar eficiencia en las operaciones, ayudar a lograr una buena planeación de las empresas y mostrar los resultados que se obtendrán de poner en práctica los planes.

Sin embargo, aunque hacer presupuestos ayuda a manejar una empresa, eso no es todo. Tiene sus ventajas, como vimos, pero también sus limitaciones, porque están basados en estimaciones, en supuestos, y si no se hacen bien, no se obtiene ningún resultado que beneficie. Además, hay que estarlos adaptando y actualizando constantemente, o se corre el riesgo de perder el trabajo que representó hacerlo. 

 

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