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El por qué de la contabilidad

Contenido presentado por Nacional Financiera


Introducción 

En todo negocio se deben tomar decisiones sobre la forma en que se van a distribuir los recursos de la empresa. Para ello, es necesario contar con información financiera, útil, confiable y oportuna.

La contabilidad, como técnica que organiza todas las operaciones que se realizan en un negocio, expresándolas en términos monetarios, nos proporciona información financiera muy valiosa para poder tomar decisiones.

Necesidad de la contabilidad.

Hay que recordar que una empresa es un conjunto de recursos materiales, técnicos, humanos y económicos bajo una organización determinada, encaminados a la consecución de uno o más fines comunes.

Los fines de las empresas son múltiples y entre ellos podemos mencionar los siguientes:

a) Maximizar utilidades.
b) Proporcionar un servicio a la sociedad.
c) Difundir la cultura.
d) Aumentar su participación en el mercado.
e) Garantizar la salud social, etcétera.

Las personas que dirigen a la empresa deben de tomar una serie de decisiones con respecto a ésta. Dichas decisiones son realizadas con base en información, y es precisamente la contabilidad una de las fuentes de información más importantes.

Algunos de los usuarios interesados en la información generada por la contabilidad pueden ser:

a) Accionistas o dueños del negocio.
b) Empleados del negocio.
c) Clientes.
d) Proveedores.
e) Instituciones financieras.
f) Gobierno.

La contabilidad financiera es útil para muy diversos fines, y el principal de ellos es el de proporcionarte información para la toma de decisiones, pero además también te ayuda para:

1. Que lleves un registro en forma clara y precisa de todas las operaciones realizadas por tu negocio.

 2. Controlar todo lo relacionado con el negocio.

Ejercicio o periodo contable

Los papeles con la información financiera que la contabilidad produce, se conocen como Estados Financieros. Estos se preparan cada año y por eso la vida de todos los negocios se divide en ciclos de 12 meses, y normalmente concuerdan con el año natural. Esto te permite conocer el resultado de cada periodo. A cada año de vida del negocio se le conoce como ejercicio o periodo contable.

Cada mes hay que preparar los estados financieros para conocer cómo va el negocio y se cierra cada ciclo de la actividad normal del negocio con el ejercicio contable.

Principales Estados Financieros

Ahora que reconoces la utilidad de llevar una contabilidad, te explicaré tres de los estados financieros principales:

El Balance General o estado de situación financiera contesta a las siguientes preguntas:

¿Cuánto tengo?
¿Cuánto debo?
¿Cuánto han invertido los dueños?

El Balance General muestra la situación financiera de la empresa en una fecha determinada.

A cada una de estas preguntas le corresponde un elemento del Balance General.

Activo ¿Cuánto tengo?
Pasivo ¿Cuánto Debo?
Capital Contable o Patrimonio ¿Cuánto han invertido los dueños?
                                    
El Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias contesta a la pregunta: ¿Cuánto he ganado o perdido?, y nos muestra el resultado de operación de la empresa en un periodo determinado. En términos generales, se dice que el Resultado es la diferencia de los ingresos menos los gastos.

Menos:

Ingresos     (Cuánto vendí)

Costos       (Cuánto me costó el producto)

Gastos        (Cuánto gasté)

  Resultado    (Cuánto gané o perdí)
             

El tercer Estado Financiero es el Estado de Cambios en la Situación Financiera con base en efectivo, y te mostrará de dónde obtuvo el negocio los recursos y cómo los usaste, para conocer así lo que te quedó de efectivo.

En conclusión, los Estados Financieros contienen datos de importancia que, complementados con información sobre condiciones del mercado y régimen fiscal de tu negocio, son la base para que puedas solicitar un préstamo y poder así mantener o ampliar tu negocio.

Cómo se integra la situación financiera del negocio

Para conocer tu situación financiera, tienes que saber de dónde obtuviste el dinero del negocio y qué hiciste con ese dinero. Un negocio puede obtener recursos (dinero o bienes) de:

Las aportaciones que realicen los dueños a la empresa (Capital social o patrimonio).
Los resultados que obtenga la empresa, es decir, de la diferencia de los ingresos menos los gastos (utilidad).
Personas que presten a la empresa (pasivo).

Ahora bien, la empresa puede aplicar esos recursos a abrir una cuenta de cheques, comprar materia prima, adquirir un terreno, pagar sueldos, etc. El Activo te dice en dónde se tienen todos los recursos que ha obtenido el negocio, es decir, todo aquello que es propiedad del negocio.

De lo anterior se obtiene la siguiente ecuación contable:

          Activo =  pasivo  +  capital contable 

 En donde:

Capital contable =  capital social ±  resultados de la empresa

+ cuando es ganancia - cuando es perdida

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