Capítulo 6: Avance del monitoreo

Formulación de un sistema de medición

El grupo de trabajo ambiental debe establecer un sistema para medir regularmente las características de sus operaciones y actividades que tengan un impacto importante sobre el medio ambiente. Esto incluye el registro de información sobre el desempeño y el cumplimiento o incumplimiento con los objetivos y metas.

El sistema controlará y medirá el desempeño real con respecto al plan de acción y debe ser directo, efectivo en términos de costos y tecnológicamente factible. Debe ser posible verificar y reproducir los indicadores para uso práctico y análisis.

El mantenimiento de registros es esencial para implementar el EMS. Los registros muestran el éxito del programa o el logro de objetivos y metas. El proceso de mantenimiento de registros incluye la identificación, recopilación, análisis y complementación de la información y los datos.

Al mantener registros, se debe concentrar en la información ambiental que la empresa debe manejar de manera efectiva.

Elementos que generalmente se pueden medir

• Cantidad utilizada de materias primas o energía
• Cantidad de emisiones, tales como CO2
• Residuos producidos por cantidad de producto terminado
• Efectividad del uso de material y energía
• Porcentaje reciclado de residuos
• Porcentaje de material reciclado utilizado en embalaje
• Cantidades específicas de contaminantes, tales como NOx, SO2, CO, HC, Pb, CFC

Una forma de controlar el desempeño es mediante una hoja de registro, como el modelo de estructura de datos, que se debe completar para cada actividad.

Tabla 3 Modelo de estructura de datos   - Ejemplo de control de pH en aguas servidas

Una vez completado el modelo de estructura de datos, se debe revisar y hacer un seguimiento. A continuación, se presenta un ejemplo de seguimiento para diversas actividades que comprenden el control de aguas servidas.

Indicadores ambientales y conceptos que se deben considerar en el desarrollo del sistema de medición

• Sistemas operativos: uso de materias primas, uso de energía, generación de residuos, eliminación de residuos y control de aspectos ambientales (tales como el número de días sin incidentes).
• Indicadores del área ecológica: recursos naturales, calidad del agua y calidad del aire.

Recomendaciones para desarrollar y usar sistemas de medición

• Examine el cumplimiento existente de los reglamentos (por ejemplo, calidad, seguridad) y los programas ambientales. ¿Se podrían adaptar para los fines del EMS? ¿Cuán efectivos han sido? ¿Cómo se podrían mejorar?
• Defina los factores a medir para determinar el resultado de un proyecto y sólo recopile la información que sea importante y valiosa. Es posible que se requiera más de una medición para informar a la administración de la empresa cómo se está desempeñando en el área ecológica.
• Especifique la frecuencia y método de control de la implementación del EMS (procedimientos y cambios) y compárelo con los objetivos y metas ambientales establecidos en el plan de acción de EMS.
• Identifique el equipo y las actividades del proceso que afectan el desempeño ambiental. Algunas empresas ponen equipos de monitoreo clave bajo una calibración y programa de mantenimiento preventivo especiales. Esto puede ayudar a asegurar un control exacto e informa a los empleados qué instrumentos son más importantes para los fines de monitoreo ambiental. En algunos casos, puede resultar más económico subcontratar, arrendar o compartir la calibración y mantenimiento de equipos de monitoreo, o el equipo en sí, en lugar de realizar estas funciones a nivel interno.
• El equipo utilizado para monitorear y medir debe ser exacto y se debe calibrar en forma regular, pero no es necesario que la empresa posea todos los equipos. Como se mencionó anteriormente, se pueden compartir o arrendar.
• Cuantifique las implicancias y resultados financieros de la protección ambiental por medio de un sistema de contabilidad estándar.
• Conecte el programa de medición con el programa de comunicación.
• No tolere excusas por el incumplimiento. Por ejemplo, el atraso de una medida correctiva por discrepancias de evaluación internas se debe considerar una negligencia.
• Es aceptable comenzar en pequeño y ampliarse con el tiempo a medida que la empresa gane experiencia en la evaluación de su propio desempeño.
• Registre la cantidad de residuos (líquidos, sólidos y gaseosos) producida por cada proceso en el que participa la empresa.

Técnica de parámetros de referencia

El grupo de trabajo ambiental puede considerar el uso de parámetros de referencia, una práctica conocida que se puede utilizar para identificar opciones para mejorar.

En esta técnica, los gerentes primero identifican las empresas que son las “mejores en su categoría”, es decir, aquellas empresas que han desarrollado excelentes prácticas, ya sea en el ámbito de servicio al cliente, exactitud de existencias o en el ámbito ecológico. Luego, la gerencia puede visitar estas empresas para aprender, intercambiar ideas y formar alianzas de cooperación.

Más tarde, la empresa define normas para cumplir o superar los logros de la empresa con las mejores prácticas. La técnica de parámetros de referencia es una forma a través de la cual los gerentes pueden tomar conciencia de los diferentes métodos de empresas de otras industrias y de otras soluciones únicas o efectivas para manejar asuntos ambientales. Por lo general, las asociaciones comerciales le pueden ayudar con iniciativas de parámetros de referencia.

Evaluación del EMS

La información reunida durante una evaluación del EMS se utilizará para determinar si la empresa se encuentra en el camino correcto con su plan de acción y para identificar áreas del EMS que se pueden mejorar. La evaluación se debe usar como un vehículo para hacer cambios en función del mejoramiento continuo y para revisar y actualizar el EMS.

Pasos para evaluar el EMS

• Asignación y capacitación de personal. Una evaluación del EMS puede ser efectuada por personal de la empresa, partes externas, equipo de acción y/o grupo de trabajo ambiental. La composición de un equipo de evaluación variará de una empresa a otra. Generalmente, el grupo de trabajo ambiental original se hace cargo de las funciones del grupo de evaluación; sin embargo, la participación de nuevos integrantes puede reforzar la evaluación y aportar nuevas ideas. Si es posible, el equipo debe incluir personal involucrado en cada etapa de las operaciones del negocio. Incluso aquellos empleados que no estén involucrados directamente en el procesamiento o producción pueden tener recomendaciones útiles. Algunas aptitudes útiles son el conocimiento de los reglamentos ambientales, los objetivos y metas del EMS de la empresa, las operaciones de las instalaciones y las técnicas de auditoría. Los materiales para la capacitación de auditores se encuentran disponibles en diversas organizaciones, pero puede resultar más económico contactarse con otras organizaciones locales (quizás a través de una asociación comercial) para que patrocinen un curso de capacitación de auditores.
• Selección de procedimientos. El grupo de trabajo ambiental y el equipo de evaluación crearán un plan de evaluación y una lista de verificación interna para el EMS, incluyendo los objetivos del plan de acción del EMS para utilizarlos como guía. Estos documentos deben abarcar todas las áreas del negocio, examinando áreas especiales de la empresa (como fabricación, transporte y recepción), materias ambientales (como agua, residuos y energía) o faenas de operación individuales. Los formularios de evaluación y listas de verificación pueden facilitar la recopilación y el registro de información.
• Definición de la frecuencia. Se debe realizar una evaluación de EMS en forma regular para evaluar el estado del EMS y para determinar si el sistema se ha implementado y mantenido de forma correcta. La frecuencia puede variar de acuerdo con el proceso, aunque se debe efectuar una evaluación al menos una vez al año. El equipo de evaluación debe programar reuniones semanales, mensuales o trimestrales para analizar las investigaciones y compartir nuevas ideas e información.
• Documentación de hallazgos. Identifique problemas importantes, soluciones, costos y oportunidades y registre todas las recomendaciones durante los procedimientos de evaluación. Recuerde mantener todo bien documentado. Una evaluación ambiental efectiva debe generar suficiente información como para permitir que la empresa desarrolle su siguiente plan de acción. El objetivo principal no es sólo detectar debilidades y deficiencias en la implementación, sino también destacar logros y cumplimiento.

Procedimientos de evaluación

Procesos Productos

Identificar

Evaluación

Verificar

Mejorar

• Realice una investigación preliminar para identificar irregularidades e incumplimiento con el plan de acción del EMS.
• Realice una inspección en las instalaciones para verificar la información y observar los procesos y operaciones.
• Documente los hallazgos y divulgue la información.
• Ayude al grupo de trabajo ambiental a redactar un nuevo plan de acción.

Consideraciones para el equipo de evaluación

• Se puede obtener información de diversas fuentes, por ejemplo, en base a una revisión de documentos. Por ejemplo, se puede efectuar una comparación entre el total de materias primas adquirido de un año a otro o del volumen total de aguas servidas de un mes a otro. Cuantificar algunas mejoras puede ser imposible o difícil, por lo cual la empresa debe utilizar métodos alternativos para medirlas. Las entrevistas y observaciones de las prácticas laborales constituyen otras fuentes de evidencia.
• El equipo de evaluación debe tener a alguien a cargo y responsable de llevar a cabo el procedimiento.
• Se debe establecer un cronograma para completar las tareas propuestas.
• La evaluación se debe realizar durante el horario normal de trabajo, de modo que el equipo de evaluación pueda hablar con los empleados y observar los procesos en operación.
• La evaluación debe seguir el ciclo de vida del producto desde la recepción de materias primas hasta la entrega del producto o servicio final. Una opción es dividir el proceso de evaluación en sectores, dado que es posible que algunas áreas requieran una supervisión más frecuente.
• El equipo de evaluación debe evaluar las fortalezas y debilidades del proceso.
• El informe debe ser escrito en un lenguaje simple y no técnico, ya que variará el conocimiento técnico de los lectores.
• Se debe prestar especial atención a las medidas correctivas para descubrir discrepancias de evaluaciones anteriores.
• Antes de su entrega, analice el informe con el personal afectado por los problemas revisados, a fin de evitar una distorsión de los datos.

Consideraciones si los resultados presentan dificultades o deficiencias en el logro de los objetivos

• ¿Es coherente el sistema de medición?
• ¿Faltan procedimientos o hay procedimientos defectuosos?
• ¿Están funcionando los equipos?
• ¿Se ha impartido suficiente capacitación?
• ¿Los requisitos no se entienden correctamente?
• ¿Se ha dado cumplimiento a las normas?
• ¿Está funcionando el proceso de comunicación?